Mit lehet tudni az e-számláról és a papír-alapú számlákról általánosságban?

Éveken keresztül ellentétes álláspontok láttak napvilágra arról, hogy PDF-ben lehet-e számlát kiállítani, vagy nem. Megkérdeztük a tatabányai könyvelő irodát arról, hogy mi a jelenlegi álláspont, használhatók-e a PDF-alapú számlák a könyvelésben, vagy nem. A PDF számlák, melyeket nem elektronikus számlaként állítanak ki, és melyek ezáltal nem rendelkeznek hiteles elektronikus aláírással, papír-alapú számlának minősülnek. A papír-alapú számlákat a nevüknek megfelelően papír formában kell kiállítani és tárolni. Hogyan köthető össze a papír-alapú kiállítás a PDF formátummal? A számla kibocsátójának kötelessége a papír-alapú számlákat papírra kinyomtatni, hiszen azt egy esetleges Tatabánya hatósága előtti ellenőrzés során a könyvelő ilyen formában kell, hogy bemutassa. A jelenlegi szabályozás szerint azonban a számla első- és másodpéldányait már nem kell megkülönböztetni, ezért nincs is mód annak az ellenőrzésére, hogy hány példány került kinyomtatásra egy adott számlából. Így az, hogy az ügyfél kinyomtatja-e a saját példányát, ha megkapja a számlát PDF-ben, nem lehet a számla kiállítójának a felelőssége. A számla kiállítója dönthet úgy, hogy a számla kinyomtatásával – környezetvédelmi vagy költségtakarékossági szempontból – magát az ügyfelet bízza meg. Ilyenkor az is előfordulhat, hogy az eredeti példány, azaz az ügyfél saját példánya nem is kerül rá egy papírra, hanem megmarad az ügyfél e-mail fiókjában PDF fájlként.